Procedimiento Sectorial de Gestión Internacional de Comercio

1.       Objeto, integración sistemática y criterios de lectura

El presente procedimiento establece el circuito institucional, documental, comercial y de control mínimo para canalizar, ordenar, verificar, acompañar y cerrar operaciones internacionales de compraventa de commodities y, cuando corresponda, otras mercaderías exportables relacionadas, bajo intervención de la Camara.

Su finalidad es asegurar trazabilidad documental y operativa de punta a punta, delimitar el rol institucional de la Camara y el rol comercial de las partes o de intermediarios autorizados, reducir contingencias comerciales, documentarias, bancarias, logísticas, reputacionales y de compliance, alinear la operatoria con Incoterms 2020 y con las reglas ICC aplicables al instrumento de pago o garantía y convertir en una secuencia ejecutable los requisitos técnicos, documentales y de control propios de la operatoria.

Este procedimiento constituye un instrumento subordinado sectorial del Sistema Normativo de la CAMARA. Se integra principalmente con el Capitulo VII, el Capitulo IX, el Anexo II y el Anexo IV; con el Capitulo VI y el Anexo III cuando la operación genere impacto económico, fee institucional, contraprestación territorial o circuito de liquidación; y con el Capitulo VIII cuando intervengan filiales, delegaciones, prioridad territorial o cooperación interfilial. No sustituye el SPA, los mandatos comerciales, los contratos de representación, los instrumentos bancarios ni el asesoramiento legal, aduanero, fiscal, regulatorio, cambiario o de seguros aplicable a cada caso.

Como marco técnico y de referencia para la operatoria documental y bancaria, este procedimiento se interpreta en consonancia con Incoterms 2020, UCP 600, eUCP cuando exista presentación electrónica o mixta, ISBP para examen y consistencia documental, ISP98 para Standby Letters of Credit y URDG 758 para garantías independientes, sin perjuicio de la regla especifica que resulte aplicable al instrumento efectivamente utilizado.

Salvo que el contexto exija una precisión distinta, en este procedimiento commodities designa el objeto típico de estas operaciones y, cuando corresponda, se extiende a otras mercaderías exportables relacionadas; crédito documentario designa el crédito documentario sujeto a la regla aplicable; garantía independiente designa la categoría general dentro de la cual podrán encuadrarse, según el caso, una performance bond o una Standby con función de garantía; consultora o intermediaria autorizada designa al tercero comercial que asiste la operación; y mandataria solo se utilizara cuando exista mandato formal, vigente y documentado.

Toda operación alcanzada por este procedimiento se rige por unidad institucional y de marca, coordinación central y ejecución controlada, transparencia documental, trazabilidad operativa, neutralidad institucional salvo autorización expresa en contrario, prohibición de intermediación opaca, debida diligencia escalable, claridad de precios, volúmenes, comisiones, puertos, documentos y responsabilidades, consistencia entre contrato, instrumento bancario, logística y documentación, y cumplimiento normativo integral.

En caso de duda operativa o interpretativa, estos principios rectores funcionaran como criterio de lectura, integración y aplicación del presente procedimiento, sin perjuicio de las remisiones expresas a las sedes normativas superiores y a la normativa externa aplicable.

2.       Reglas técnicas obligatorias

Las siguientes reglas tienen carácter operativo y deberán ser consideradas al negociar, redactar, revisar o aprobar documentos, instrumentos bancarios y esquemas logísticos:

a.        Los Incoterms 2020 regulan entrega, distribución de costos y transferencia del riesgo, pero no regulan por si solos la transferencia de dominio, la forma de pago ni la jurisdicción del contrato.

b.       Bajo UCP 600, los bancos tratan con documentos y no con mercaderías, servicios o desempeño contractual.

c.        Un MT 799 puede utilizarse como mensaje bancario de información, confirmación o preaviso, pero no sustituye un crédito documentario, una SBLC ni una garantía independiente.

d.       Un crédito documentario, una SBLC, una garantía independiente y una transferencia MT 103 no son equivalentes y no deben mezclarse sin definir la función exacta de cada instrumento.

e.        El termino CIF solo deberá utilizarse para transporte marítimo o por vías navegables interiores. Bajo CIF Incoterms 2020, el vendedor paga transporte y seguro hasta el puerto de destino nombrado, pero el riesgo se transfiere al comprador cuando la mercadería es cargada a bordo del buque en el puerto de embarque. Salvo pacto expreso de cobertura superior, el seguro deberá cumplir como mínimo el estándar correspondiente al termino CIF bajo Incoterms 2020.

f.          No deberá utilizarse la expresión ASWP como sustituto de un puerto de destino nombrado. El puerto o rango operativo deberá quedar definido de forma concreta en la negociación, en el SPA y en el instrumento bancario.

g.        Si la mercadería es contenerizada o el flujo real es multimodal, deberá evaluarse si corresponde FCA, CPT o CIP en lugar de CIF.

h.        La inspección en destino no deberá configurarse como suspensión automática del pago documentario, salvo que esa lógica haya sido pactada expresamente en el SPA y sea compatible con el instrumento bancario.

i.          La llamada POP no es un instrumento ICC estandarizado. Si se utiliza esa expresión, el contrato deberá definir con precisión que documento es, quien lo emite, que acredita y que efecto produce.

j.          Toda garantía independiente, incluida una performance bond o una Standby con función de garantía, deberá indicar de forma expresa si queda sujeta a URDG 758 o a ISP98, según la estructura elegida.

3.       Roles, límites y cooperación interfilial

La Camara actúa, por regla general, como plataforma institucional de relacionamiento y validación, facilitadora de contactos y entornos de confianza, organizadora metodológica del flujo documental y operativo, soporte de trazabilidad, registro y archivo, y articuladora de mesas técnicas, institucionales y comerciales. Salvo mandato expreso y aprobación especifica de la autoridad competente, la CAMARA no actúa como comprador, vendedor, trader, bróker, banco, asegurador, transportista, garante ni depositario.

Cuando la operación requiera gestión comercial activa, esta podrá ser canalizada por una consultora o intermediaria autorizada para coordinar la negociación, asistir en la estructuración documental, acompañar la redacción de term sheets, anexos y SPA, facilitar la relación entre comprador, vendedor, bancos, laboratorios, inspectores y operadores logísticos y seguir cronogramas, hitos y vencimientos. Esa intervención no sustituye a las partes ni traslada a la Camara obligaciones que correspondan exclusivamente a comprador, vendedor, bancos o terceros, salvo pacto escrito especifico. Si existiera mandato formal, la actuación del tercero tendrá carácter de mandataria solo dentro del alcance documentalmente acreditado.

Corresponde al comprador acreditar existencia legal, capacidad financiera y capacidad importadora cuando corresponda, emitir requerimientos claros y completos, definir especificaciones, cantidades, destino, modalidad de pago, inspección y documentos especiales, cumplir plazos de revisión, aprobación y firma y emitir el instrumento financiero o efectuar el pago conforme al contrato. Corresponde al vendedor acreditar existencia legal, capacidad exportadora y capacidad real de suministro, suministrar información técnica y comercial verificable, emitir oferta y contrato consistentes con lo negociado, embarcar la mercadería y presentar la documentación pactada y cumplir las obligaciones de exportación, transporte y seguro que le correspondan.

Cuando una filial, secretaria o responsable de Commodities reciba un caso para cuyo tratamiento no cuente con contacto especifico, secretaria local activa o idoneidad técnica suficiente, podrá solicitar apoyo, coejecución o derivación operativa a otra filial con idoneidad comprobable en la materia. Esa cooperación será admisible siempre que la filial territorialmente competente conserve la conducción local primaria del expediente, designe un responsable local o enlace territorial, la filial de apoyo actúe con alcance funcional definido y la aceptación, rechazo o reformulación del esquema quede trazada en el expediente con identificación de filiales, responsables, alcance y, cuando corresponda, base preliminar de reparto o remisión al expediente económico. Toda excepción que prescinda del responsable local o concentre transitoriamente la gestión en una filial distinta requerirá autorización expresa, excepcional y documentada de la autoridad competente.

4.       Apertura, tratamiento inicial e investigación sectorial

Toda oportunidad comercial que pretenda tramitarse con respaldo institucional deberá abrirse como expediente en el sistema central o en su integración registral equivalente bajo control central, con numero único de referencia, a partir de la recepción de una LOI, RFQ o solicitud comercial equivalente emitida por un interesado.

a.        El expediente deberá contener, como mínimo: fecha de apertura; producto y país de origen y destino.

b.       emisor identificado y, cuando ya existan, contraparte e intermediarios preliminarmente identificados;

c.        modalidad preliminar de la operación;

d.       responsable interno y estado del caso;

e.        constancia de autorización institucional, si se usara nombre, marca, red, canales, contactos o respaldo de la Camara;

f.          observaciones iniciales legales, comerciales o de compliance;

g.        constancia de registro del interesado como miembro cuando así lo exija el circuito aplicable, o constancia de validación o dispensa excepcional emitida por la autoridad competente cuando la operación pueda tramitarse sin membresía previa; y

h.        identificación de la filial de origen, de la filial territorialmente competente, de la filial, secretaria o responsable idóneo de apoyo y del responsable local designado, o de la excepción autorizada cuando exista cooperación interfilial.

Sin expediente abierto no habrá gestión valida, uso legítimo de respaldo institucional ni circulación formal de la oportunidad como caso de la Camara. La apertura podrá dispararse con documentación comercial preliminar y no exige por si sola diligencia completa de todas las partes. La apertura con identificador verificable en el sistema central o en su integración registral equivalente constituirá el visado procedimental mínimo de Administración central a efectos de conocimiento institucional, seguimiento y control, sin equivaler por si sola a aprobación de fondo, legal, comercial, económica o de cierre.

El tratamiento inicial de leads, LOI, RFQ o solicitudes comerciales equivalentes se regirá, en cuanto a apertura, registración inicial, respuesta, estados, plazos orientativos, subsanación, suspensión y archivo, por el Anexo II y por el procedimiento general de gestión de leads, casos y expedientes. A efectos sectoriales, la evaluación preliminar deberá verificar, además, con el grado razonable de información disponible, producto, volumen y especificación técnica básica, origen, destino y estructura logística preliminar, modalidad de pago pretendida, uso de marca, contactos, canales o respaldo institucional, encuadre mínimo de la cadena interviniente y necesidad de escalamiento a Compliance, Legal, dirección funcional o autoridad competente. Si la oportunidad carece de información mínima sectorial, presenta inconsistencias relevantes o no alcanza un umbral razonable de viabilidad documental, comercial o reputacional, deberá observarse, suspenderse, descartarse o archivarse con constancia sintética en el expediente.

La investigación inicial de gabinete complementa la verificación preliminar razonable exigida por el Anexo II y por el procedimiento general de gestión de leads, casos y expedientes. La apertura del expediente no exige solicitar desde el primer contacto la carpeta completa KYC o KYB ni la totalidad de la documentación contractual, bancaria, logística o societaria de todas las partes. Sin perjuicio de ello, antes de dar curso sustantivo a la oportunidad, circularla externamente como caso activo o presentarla como negociación institucional seria, deberá efectuarse esa investigación inicial y, cuando corresponda, requerirse ampliación mínima de información al emisor o a la contraparte identificada. Esa investigación deberá procurar y dejar registrada, en la medida razonablemente disponible, verificación de existencia aparente de la empresa, contraste básico de identidad del contacto, revisión preliminar de coherencia entre producto, volumen, origen, destino, Incoterm, modalidad de pago y capacidad aparente del caso, búsqueda abierta de señales de alerta reputacionales o de fraude, identificación preliminar de intermediarios y determinación de si corresponde requerir CIS, ficha básica, NDA o NCNDA, documentación adicional o escalamiento al circuito de compliance.

5.       Diligencia, intervinientes y formalidad documental

Sin perjuicio de los niveles definidos en el artículo A59 del Anexo II, la Camara aplica en este procedimiento un esquema de diligencia escalable de nivel básico, estándar o reforzado, según producto, monto, jurisdicción, perfil de riesgo, presencia de intermediarios y sensibilidad de la operación.

Como regla de progresividad documental, la apertura del expediente podrá dispararse con una LOI, RFQ o solicitud comercial equivalente; antes de circular externamente la oportunidad o iniciar negociación sustantiva, el emisor deberá aportar al menos un CIS, ficha básica o soporte equivalente que permita identificar a la empresa y a su representante; cuando la negociación implique revelar información sensible, identidades comerciales, logística relevante o participación de intermediarios, deberá firmarse NDA o NCNDA antes de continuar ese intercambio sensible; y la carpeta completa KYC/KYB de comprador, vendedor e intermediarios relevantes deberá incorporarse al expediente antes de avanzar a ICPO, FCO, oferta formal equivalente o etapa contractual.

El screening estándar o reforzado deberá evaluar y registrar, según corresponda, identificación y validación de beneficiario final, screening de sanciones, listas restrictivas y contrapartes observadas, condición de PEP y alertas asociadas, revisión AML/CFT de la operación y de sus intervinientes, origen de fondos cuando el caso lo requiera, origen de la mercadería o de la cadena de suministro cuando corresponda, screening de jurisdicción y riesgo país y validación de naviera, puertos, ruta o circuito logístico cuando el caso lo justifique.

La carpeta completa del comprador y del vendedor deberá incluir, según corresponda, razón social completa, certificado de existencia, registro o vigencia societaria, identificación fiscal, domicilio legal, representante legal y prueba de facultades, documento del firmante, formulario KYC, KYB o CIS, datos bancarios corporativos, capacidad importadora o exportadora cuando aplique y evidencia razonable de capacidad de suministro, de origen o de cadena de suministro cuando el caso lo exija. Esa carpeta integra la diligencia completa de contraparte y no constituye requisito para el mero disparo del expediente, pero si para avanzar a ICPO, FCO, oferta formal equivalente o contrato.

Si intervienen seller mandate, buyer mandate, bróker, consultora o tercero similar, deberá incorporarse al expediente el contrato de representación, mandato o intermediación, la carta de autorización vigente cuando exista, la identificación de la parte representada, el alcance de facultades y el esquema declarado de comisiones u honorarios. No se aceptará intermediación opaca, doble representación no revelada ni uso de respaldo institucional sin legitimación documental suficiente.

Como regla ordinaria, no deberá intervenir más de un intermediario por cada lado de la operación ni más de cuatro beneficiarios totales de honorarios o comisiones vinculados a la intermediación, salvo excepción fundada y documentada en el expediente. Toda persona o entidad incorporada al caso deberá quedar identificada como parte principal, representación directa, intermediación, apoyo técnico o funcional, o introducción simple, indicando a que parte representa, asiste o vincula, el alcance de sus facultades, si posee expectativa de honorarios o comisión y el soporte que respalda su intervención. Ningún actor podrá intervenir simultáneamente como representante del comprador y del vendedor salvo revelación expresa, documentada y aceptación escrita de ambas partes principales; esa situación podrá ser observada, condicionada o rechazada por la Camara cuando genere conflicto de interés, opacidad o riesgo reputacional.

Una vez cumplidas la identificación mínima del emisor y, cuando corresponda, la firma del NDA o NCNDA aplicable, pero antes de avanzar a ICPO, FCO, oferta formal equivalente o etapa contractual, el expediente deberá incorporar una matriz de intervinientes suficientemente clara y confirmada por los actores relevantes ya definidos. Esa matriz deberá identificar, como mínimo, número de expediente, rol de cada participante, parte a la que representa, asiste o introduce, alcance de sus facultades, existencia de mandato o contrato de representación cuando corresponda, participación declarada en honorarios, comisiones o Fee Protection y cualquier supuesto de doble representación revelada o limitación especial de actuación. La matriz es declarativa y organizativa: no sustituye el SPA, los mandatos, los contratos de representación, el NDA o NCNDA ni los acuerdos de honorarios.

Como regla de diseño documental, el NDA o NCNDA y los acuerdos principales de cadena deberán incluir la menor cantidad posible de actores compatibles con la protección razonable de la operación. Los actores secundarios, introductores indirectos o participantes cuyo interés económico derive de otro intermediario deberán canalizar, en principio, su expectativa económica mediante acuerdos separados, back-to-back o contratos de reparto celebrados con la parte, mandatario o intermediario que reconozca esa participación, siempre con declaración suficiente en el expediente.

Todo documento intercambiado entre las partes o incorporado al expediente institucional deberá estar firmado y, cuando corresponda por practica societaria, contractual, bancaria o institucional, sellado o acompañado de su equivalente formal valido. La validación, registro o trazabilidad interna de un documento no sustituyen por sí mismos sus formalidades de emisión, representación o autenticación.

6.       Flujo operativo sectorial

a)       Etapa 1. Solicitud inicial y apertura

El proceso se inicia con RFQ, LOI o solicitud comercial equivalente emitida por un interesado, habitualmente el comprador. La recepción de esta pieza dispara la apertura del expediente y deberá aportar, como mínimo, identificación preliminar de la empresa interesada, datos de contacto del representante o enlace emisor, producto y especificación técnica disponible, volumen y tolerancias si ya se conocen, modalidad preliminar del negocio, puerto de destino o lugar de entrega, Incoterm pretendido y versión cuando ya estuvieren definidos, modalidad de pago pretendida, condiciones económicas relevantes y ventana estimada de entrega.

b)       Etapa 2. Identificación mínima, confidencialidad y oferta indicativa

Antes de circular externamente la solicitud o iniciar negociación sustantiva, el emisor deberá aportar al menos CIS, ficha básica o documento equivalente, identificación de la empresa, identificación del representante o contacto responsable, datos de contacto verificables y, cuando corresponda, constancia básica del carácter en que interviene. Si esta identificación mínima no se completa, la oportunidad podrá conservarse como antecedente interno, pero no circulará como negociación institucional activa.

Cuando sea necesario resguardar información sensible, identidades comerciales, logística relevante o participación de intermediarios, deberá firmarse NDA o NCNDA antes de continuar el intercambio sensible. Ese instrumento protege confidencialidad, no elusión y reconocimiento básico de la cadena de introducción, pero no bastara por sí solo para asegurar seguimiento institucional, reconocer fee institucional ni atribuir derecho económico de seguimiento. Si la oportunidad nace de una conexión institucional de la Camara, esa capa deberá complementarse con expediente activo y, cuando corresponda, con acuerdo especifico de honorarios o fee institucional. El vendedor o su representante autorizado podrá emitir una SCO u oferta inicial indicativa con producto, calidad, volumen disponible, precio o rango, Incoterm, origen, puerto de carga, vigencia y condiciones básicas de pago.

c)       Etapa 3. Diligencia completa e interés firme

Antes de avanzar a ICPO, FCO, oferta formal equivalente o etapa contractual, el expediente deberá incorporar la carpeta completa del comprador y del vendedor, la documentación de mandates, intermediarios o consultoras relevantes, la matriz de intervinientes cuando la cadena ya se encuentre definida, el screening y las observaciones de compliance aplicables y el registro de alertas, subsanaciones o limitaciones si las hubiere.

Si la negociación progresa y la diligencia mínima exigible se encuentra cumplida, el comprador emitirá ICPO, orden firme o term sheet firmado, y acompañará POF, BCL, RWA o constancia financiera aceptable cuando el flujo lo requiera. La aceptabilidad financiera se evaluará por criterios objetivos de bancabilidad, jurisdicción, capacidad de emisión, reputación y compliance, y no por rankings genéricos aislados.

d)       Etapa 4. Oferta corporativa, control de aptitud y contratación

Recibido el interés firme y completada la revisión preliminar, el vendedor emitirá FCO, term sheet formal o minuta comercial equivalente con partes intervinientes, producto, calidad y tolerancias, volumen y calendario, precio o formula de precio, Incoterm, puertos, instrumento de pago requerido, documentos principales, vigencia y condiciones precedentes para pasar a contrato.

Antes del SPA deberá completarse un control interno obligatorio de completitud que confirme comprador y vendedor identificados y validados, mandates e intermediarios acreditados, matriz de intervinientes incorporada cuando corresponda, producto definido, Incoterm definido, estructura de pago definida, honorarios o comisiones declarados, observaciones legales y de compliance registradas y autorización institucional cuando se utilizará a la Camara como respaldo. Solo con ese control superado la operación quedara apta para contrato.

El documento rector será el SPA o contrato equivalente. La carpeta contractual deberá incluir, como mínimo, SPA, anexos técnicos, logísticos y documentales, acuerdo de honorarios o fee Protection cuando corresponda, fee administrativo institucional cuando corresponda y soporte de firma y facultades. El SPA deberá regular, como mínimo, partes y capacidad, objeto, precio, moneda y ajustes, cantidades y cronograma, Incoterm con lugar o puerto nombrado, documentos exigibles, modalidad y calendario de pago, inspección en origen y destino cuando corresponda, incumplimiento, fuerza mayor y remedios, ley aplicable, idioma y resolución de controversias, sanciones, AML, anticorrupción y control de exportaciones y tratamiento de comisiones y terceros cuando existan.

e)       Etapa 5. Carpeta bancaria y entrada en vigor

Antes de exigir la emisión de un instrumento financiero deberá acordarse y revisarse el wording operativo. La carpeta bancaria mínima deberá incluir borrador del instrumento, identificación del banco emisor y del banco avisador, confirmador o receptor cuando aplique, disponibilidad, moneda, validez y lugar de presentación, listado exacto de documentos a presentar, puertos, fechas, periodos de presentación y tolerancias, compatibilidad del wording con el SPA y con la logística real y distribución de gastos bancarios.

Ningún instrumento podrá emitirse con requisitos documentarios incompatibles con el SPA, con la logística real o con la capacidad razonable de emisión y presentación documental de las partes. Si se utiliza crédito documentario, el instrumento deberá quedar expresamente sujeto a UCP 600; si se utiliza SBLC, deberá quedar expresamente sujeta a ISP98 o a la regla pactada; y si se utiliza garantía independiente, deberá indicarse URDG 758 cuando corresponda.

La operación entrará en vigor cuando el SPA lo disponga, lo que podrá requerir firma de ambas partes, aprobación interna o corporativa, cumplimiento de diligencia previa, emisión o aceptación del instrumento financiero, aceptación del wording bancario y satisfacción de otras condiciones precedentes. Cumplidas las condiciones, el vendedor remitirá cronograma de embarques con ventana de carga, puerto de embarque, volumen por embarque, buque o modalidad logística prevista cuando aplique, plazos estimados de tránsito y documentos e inspecciones de origen.

f)         Etapa 6. Preparación, embarque y carpeta documental

El vendedor deberá preparar la mercadería conforme al SPA y al Incoterm acordado. Si se pacta CIF, deberá cargar la mercadería a bordo del buque en el puerto convenido, contratar el transporte principal hasta el puerto de destino nombrado, contratar el seguro mínimo correspondiente al termino CIF bajo Incoterms 2020 salvo cobertura superior pactada, gestionar exportación y formalidades de salida y obtener los documentos de transporte y seguro requeridos. La inspección podrá pactarse en origen, puerto de carga, destino o ambos extremos, y su alcance, entidad inspectora, norma técnica, costo y efecto contractual deberán quedar definidos en el SPA.

La carpeta logística y documental podrá incluir, según el producto y el contrato, factura comercial final, B/L o documento de transporte aplicable, lista de empaque, certificado de origen, certificado de calidad o peso, certificado de inspección, póliza o certificado de seguro, certificados sanitarios, fitosanitarios, fumigación u otros regulatorios y cualquier otro documento exigido por contrato, crédito o normativa aplicable. Solo deberán exigirse documentos realizables y realmente necesarios. Las condiciones no documentarias o imposibles de acreditar deben evitarse.

g)        Etapa 7. Presentación, pago, recepción y reclamos

Si la operación usa crédito documentario, el vendedor presentara los documentos dentro del plazo previsto y el banco examinara la presentación conforme a UCP 600 e ISBP. Si la presentación es conforme, el pago operara según la modalidad pactada. Si la operación utiliza transferencia bancaria, anticipo más saldo o estructura spot simplificada, el SPA deberá definir con precisión porcentaje de anticipo, hito que habilita el saldo, documento o evento que acredita cumplimiento, vencimiento de cada pago y consecuencias de mora o incumplimiento.

Salvo pacto distinto, el vendedor será responsable por exportación y documentos de salida y el comprador por importación, tributos y costos locales en destino. La recepción final y el plazo de objeción deberán estar definidos en el SPA, y todo reclamo por calidad, cantidad, merma, danos o discrepancias deberá formularse dentro del plazo contractual y con respaldo documental suficiente.

7.       Modalidades operativas autorizadas

El pedido de prueba aplica a la validación inicial de proveedor, calidad, logística o documentación y exige volumen reducido, cronograma abreviado, especificación técnica precisa y pago simplificado pero trazable. Su resultado no implica obligación automática de continuar con contrato anual.

La operación spot aplica a compraventa única o no sucesiva y exige disponibilidad inmediata o ventana puntual, precio cierto o formula simple, logística claramente delimitada y pago claro y de ejecución simple.

El contrato anual o por entregas periódicas aplica a suministro continuado y exige cronograma de embarques, volúmenes mínimos y máximos, tolerancias por entrega, nominaciones, reglas ante falta de emisión del instrumento o falta de embarque, revisión de precio cuando aplique, default, cure period, suspensión y terminación. En esta modalidad se repite la ejecución del marco firmado y no la negociación completa de cada embarque, por lo que exige mayor disciplina documental y bancaria.

8.       Honorarios, fee institucional y circuito económico

Cuando existan honorarios de intermediación, deberán documentarse por separado y con total claridad. La definición cerrada, validación final o instrumentación de honorarios, comisiones o acuerdos de fee Protection no será prioritaria ni podrá quedar cerrada de modo definitivo mientras no exista, al menos, una verificación preliminar razonable de viabilidad de la operación, incluyendo elementos suficientes sobre la existencia, disponibilidad o control legitimo del producto por parte del vendedor y sobre la capacidad financiera e interés serio, actual y documentado del comprador.

Cuando la operación utilice la infraestructura institucional de la Camara, podrá existir, caso por caso, un fee administrativo institucional separado de las comisiones de intermediación, con porcentaje, base y modalidad documentados en el expediente. Ese fee no se presumirá automático, no se confunda con honorarios privados de terceros y solo podrá instrumentarse conforme a la autorización institucional y al circuito económico aplicable. Como regla documental ordinaria, no deberá quedar apoyado únicamente en una cláusula accesoria del NDA o NCNDA; cuando se pretenda proteger ese derecho económico, deberá utilizarse un acuerdo especifico de honorarios, fee institucional o instrumento equivalente, vinculado al expediente y, cuando corresponda, al expediente económico aplicable.

Si las partes introducidas continúan negociando en forma directa luego de la presentación institucional, deberán mantener informada a la Camara a través del expediente mientras subsista uso de su red, contactos, marca, soporte o fee institucional pactado. Esa continuidad directa no neutralizara por si sola el fee debidamente acordado ni la obligación de trazabilidad correspondiente.

Cuando se avance en el reconocimiento o reparto de comisiones, cada intermediario o beneficiario deberá quedar vinculado documentalmente con la parte, mandatario o intermediario que reconozca, origine o pague su participación. Como regla general:

a.        el beneficiario principal de una Comisión deberá figurar en el acuerdo de honorarios, fee Protection o documento equivalente aplicable;

b.       sí otro intermediario participa por derivación, presentación o reparto interno, deberá firmar un acuerdo especifico con la persona o entidad que le reconoce esa participación;

c.        esos acuerdos laterales, de reparto o back-to-back no obligaran por sí mismos a la Camara ni a terceros ajenos a su firma;

d.       toda existencia de reparto secundario deberá quedar declarada en el expediente con identificación suficiente de quien reconoce a quien; y

e.        cada beneficiario autorizado deberá recibir, en principio, su pago directamente desde la fuente prevista en el acuerdo aplicable o en el instrumento de pago correspondiente, evitando esquemas en los cuales un intermediario concentre el cobro y luego distribuya a terceros, salvo agrupación dentro de una misma entidad jurídica o excepción fundada y documentada compatible con el Anexo IV.

El acuerdo principal de honorarios o fee Protection deberá identificar únicamente a los beneficiarios directamente conectados con la operación y con fuente clara de pago. Los repartos internos adicionales deberán resolverse, en principio, por instrumentos separados celebrados con quien introdujo o vinculo la propuesta del lado comprador o vendedor, según corresponda, salvo razón fundada para integrarlos en un solo acuerdo principal. El acuerdo aplicable deberá identificar beneficiarios legítimos, definir porcentaje, base de cálculo y disparador de pago, no contradecir el SPA, no comprometer a la Camara sin autorización expresa y ser compatible con compliance, trazabilidad y documentación bancaria.

No se admitirán cadenas indefinidas de beneficiarios ni estructuras en las cuales múltiples intermediarios periféricos pretendan figurar simultáneamente en el instrumento principal sin justificación operativa real. La Camara podrá observar, reducir o rechazar acuerdos con exceso de beneficiarios, duplicidad funcional, dispersión impropia de la cadena comercial o comisiones ocultas o superpuestas con el precio principal.

Cuando una operación de Commodities genere fee administrativo institucional, contraprestación territorial, honorario institucional adicional o subdistribución interfilial, la filial, secretaria o unidad interviniente deberá incorporarlo al expediente económico y al reporte financiero mensual del periodo en formato individualizado. Ese reporte deberá identificar, como mínimo, expediente, pagador o fuente de cobro, concepto, fecha de cobro, monto bruto, deducciones, monto neto, base de cálculo, beneficiarios propuestos, soportes documentales y estado de validación. Si existiera cobro local excepcionalmente autorizado a favor de una filial o contraparte territorial independiente, ese cobro deberá comunicarse por canal oficial dentro de los tres (3) días hábiles de su percepción y rendirse documentalmente, con conciliación suficiente, antes del quinto día hábil del mes siguiente. La mera prestación material del servicio, la sola presentación de la oportunidad o la sola emisión del acuerdo de fee Protection no habilitan por si solas una liquidación inmediata.

9.       Controles institucionales, reportes, escalamiento y cierre

Toda operación que utilice nombre, marca, red, eventos, canales, contactos o respaldo de la Camara deberá estar autorizada, quedar registrada, identificar si la intervención es institucional, comercial o mixta, delimitar si la Camara solo facilita o si además existe una unidad comercial autorizada actuando y dejar constancia de que la Camara no garantiza por sí misma pago, calidad, existencia de mercadería ni performance contractual, salvo compromiso expreso y formal emitido por autoridad competente.

La validación, registro, diligencia, acompañamiento, trazabilidad o archivo institucional de una operación no equivalen a certificación material de hechos, mercaderías, fondos, embarques o documentos emitidos por terceros. La Camara no certifica por sí misma la autenticidad material, vigencia o exactitud sustancial de documentos emitidos por terceros, incluidos certificados societarios, documentos bancarios, conocimientos de embarque, pólizas, certificados de origen, certificados de inspección, certificados de calidad, documentos aduaneros o cualquier otra pieza documental externa, salvo verificación expresa e instrumentada en el expediente correspondiente.

La Camara podrá suspender, observar o retirar su acompañamiento institucional, total o parcialmente, cuando detecte inconsistencias documentales relevantes, riesgo reputacional significativo, incumplimiento normativo, regulatorio o de compliance, uso indebido de marca, canales, contactos o respaldo institucional, falta de cooperación documental de cualquiera de los intervinientes, alertas razonables sobre fraude, origen de fondos, origen de mercadería o legitimación de la contraparte o incompatibilidad entre el flujo real de la operación y los requisitos contractuales, documentarios o bancarios pactados. Esa medida no extingue por sí misma las obligaciones contractuales asumidas entre las partes, pero si limita o cesa la intervención de la Camara en la operación conforme a sus reglas internas.

Las operaciones abiertas, sensibles o estratégicas se integrarán a los reportes obligatorios previstos por el Capitulo VII, el Anexo II, el procedimiento general de gestión de leads, casos y expedientes y las directivas documentales vigentes. A efectos sectoriales, el reporte deberá reflejar el estado comercial, documental, bancario, logístico y reputacional de la operación. Toda filial, secretaria, consultora o intermediaria autorizada que intervenga usando nombre, canales, contactos o respaldo institucional de la CAMARA deberá rendir cuenta por canal oficial de las gestiones relevantes realizadas dentro del expediente, identificando, como mínimo, estado de la oportunidad, partes e intervinientes relevantes, hitos cumplidos y pendientes, alertas documentarias, bancarias, logísticas o reputacionales, medidas adoptadas o requeridas, próximos pasos y responsables y, cuando exista cooperación interfilial, filiales intervinientes, responsable local designado y distribución practica de tareas vigente.

deberá emitirse Informe de Estado de Situación conforme al Anexo II si durante la operación surge fraude o sospecha de fraude, documentación inconsistente relevante, conflicto legal o institucional, incidente financiero significativo, riesgo reputacional, requerimiento de organismo público o uso indebido de marca, canales o documentos institucionales. El informe cumple una función de escalamiento formal: documenta el incidente, preserva evidencia y activa la respuesta institucional correspondiente.

La operación solo se considerará cerrada cuando el expediente contenga, como mínimo, constancia de pago o activación del instrumento, constancia de embarque, constancia de recepción o inspección en destino cuando aplique, registro de reclamos si existieron, informe final de cierre y archivo digital integral y ordenado cronológicamente. El expediente final deberá permitir reconstruir quien origino la oportunidad, quien autorizo su tratamiento, que documentos se recibieron en cada etapa, que términos se negociaron, que se firmó, que se embarcó, que se pagó y como se cerró. El cierre documental asegura auditabilidad, defensa institucional y continuidad de aprendizaje para operaciones futuras.

10.  Glosario documental operativo

Salvo que el contexto exija una precisión distinta, las denominaciones documentales empleadas en este procedimiento se entenderán, como mínimo, del siguiente modo. La función sustancial del documento prevalece sobre su título, y podrán utilizarse denominaciones equivalentes si cumplen la misma finalidad y quedan identificadas con claridad en el expediente.

11.  Matriz documental mínima por etapa

El presente procedimiento se interpreta y aplica de conformidad con el Estatuto Social, el Reglamento General, los Anexos Macro aplicables y el acto aprobatorio o convalidante correspondiente.