Procedimiento Operativo de Mediación y Arbitraje

1.        Objeto, relación sistemática y alcance operativo

Este procedimiento desarrolla, por remisión del Capítulo XII y del Anexo II, las reglas operativas aplicables a la mediación y al arbitraje promovidos, administrados, delegados o reconocidos por la CAMARA. Su función es ordenar expediente, notificaciones, designaciones, prueba, audiencias, costos, decisiones de cierre y archivo, sin alterar las reglas sustantivas del Capítulo XII ni la ley aplicable.

Cuando la mediación o el arbitraje sean administrados por una institución externa o por un reglamento arbitral especifico, la función de la CAMARA se limitará, salvo atribución administrativa valida en contrario, a la apertura y custodia del expediente interno, la trazabilidad de notificaciones, el registro de costos, la preservación de evidencia y el archivo de cierre, sin interferir en la conducción del procedimiento ni en la decisión de fondo.

2.        Expediente de controversia, apertura y revisión preliminar

La apertura del expediente y las exigencias transversales de notificación, evidencia, costos y archivo se rigen por el Anexo II. La procedencia de la instancia interna, de la mediación, del arbitraje o de la tutela urgente se rige por el Capitulo XII, por lo que este procedimiento opera sobre la base del expediente de controversia ya abierto o solicitado por canal oficial.

Operativamente, la apertura deberá clasificar sensibilidad, restringir los accesos que correspondan y registrar, como mínimo, identificación de las partes, objeto, hechos relevantes, documentos iniciales, medida solicitada, autoridad interna a cargo y necesidad de subsanación, derivación o escalamiento. Cuando se solicite específicamente mediación o arbitraje, la presentación deberá incorporar además identificación suficiente de las partes y sus representantes, base de procedencia invocada, síntesis de hechos y pretensiones, identificación del expediente interno previo si existiere, cuantificación económica estimada cuando corresponda, referencia sobre sede, idioma, modalidad y mecanismo aplicable si ya estuvieran determinados, medidas urgentes solicitadas e inventario preliminar de documentos y evidencia.

La revisión preliminar de admisibilidad tendrá alcance meramente procedimental y deberá verificar identidad de las partes, completitud documental mínima, existencia aparente de base procedimental suficiente para la vía solicitada y necesidad de subsanación o derivación. No prejuzga competencia definitiva, arbitrabilidad de fondo ni mérito de la controversia.

Toda notificación, presentación, designación, audiencia, medida, decisión, costo y cierre deberá cursarse por canal oficial y quedar incorporado al expediente central o al repositorio oficialmente vinculado.

3.        Mediación

Cuando corresponda mediación, el expediente deberá documentar, como mínimo, aceptación del mediador o de la institución administradora, declaración básica de independencia, imparcialidad y confidencialidad, convocatoria a sesión inicial, acta o minuta de apertura, constancia de sesiones realizadas y acta final con acuerdo total, acuerdo parcial, falta de acuerdo, incomparecencia o cierre.

Las propuestas confidenciales del mediador o de las partes solo se archivarán en la medida compatible con la confidencialidad aplicable y con la necesidad de dejar trazabilidad suficiente de la instancia. Si la mediación derivara en arbitraje, tutela urgente u otra vía, deberá dejarse constancia expresa en el expediente.

4.        Arbitraje

Cuando corresponda arbitraje, la parte requirente deberá formalizar solicitud con los extremos anteriores y toda referencia adicional exigida por la cláusula aplicable, la institución administradora o la reglamentación especifica aprobada por Comisión Directiva. Admitida la apertura procedimental, la contraparte deberá ser notificada por canal fehaciente para contestar dentro del plazo aplicable.

La integración del tribunal arbitral o la designación de arbitro único se realizará conforme la base arbitral valida, el reglamento de la institución administradora o la reglamentación especifica aprobada por Comisión Directiva. Todo arbitro propuesto o designado deberá emitir declaración escrita de independencia, imparcialidad, disponibilidad y confidencialidad. Las recusaciones, excusaciones y reemplazos deberán documentarse en el expediente.

Una vez integrada la instancia arbitral, deberá emitirse acta inicial, orden procesal o documento equivalente que defina, como mínimo, identificación de la controversia y de las partes comparecientes, sede, idioma y modalidad, reglas procedimentales aplicables, cronograma, criterios de confidencialidad, modalidad de notificación y tratamiento de incidencias preliminares.

5.        Prueba, audiencias, costos y medidas urgentes

Toda presentación vinculada con mediación o arbitraje deberá efectuarse por canal oficial o por el medio admitido en el acta inicial y quedar incorporada al expediente con fecha, emisor y soporte. La prueba documental deberá acompañarse con índice y referencia suficiente; la prueba digital deberá preservar metadatos o trazabilidad razonable cuando resulte relevante; y la prueba física o sensible deberá documentar custodia, acceso y traslado.

Las audiencias deberán ser convocadas formalmente, con agenda mínima, participantes previstos y constancia de comparecencia o incomparecencia. Toda audiencia deberá cerrar con acta, minuta, grabación autorizada o soporte equivalente incorporado al expediente.

El expediente deberá identificar tasas administrativas, honorarios, anticipos, gastos de traducción, soporte técnico, pericias, audiencias y demás costos relevantes. Salvo regla distinta del mecanismo aplicable, el tribunal, el mediador o la institución administradora podrá requerir anticipos y fijar su distribución provisoria. La falta de pago deberá documentarse y podrá producir suspensión, limitación de actuaciones, desistimiento o cierre en los términos del reglamento aplicable.

Las medidas urgentes o cautelares solicitadas antes, durante o después de la mediación o del arbitraje deberán registrarse con su fundamento, estado y áreas intervinientes. Toda orden de preservación de evidencia, confidencialidad reforzada, no innovar, restricción temporal de uso, suspensión de accesos, recuperación documental o tutela sobre fondos, activos, datos, canales o marca deberá notificarse y archivarse de inmediato. Cuando corresponda, el expediente deberá dejar expresa remisión a los Capítulos X, XII o XIII.

6.        Cierre, archivo y regla final

El laudo, decisión final o documento equivalente de cierre deberá incorporarse íntegramente al expediente con constancia de fecha, autoridad emisora, partes alcanzadas y canal de notificación. Cuando el mecanismo aplicable lo permita, las solicitudes de corrección material, aclaratoria, complemento o interpretación deberán archivarse junto con su resolución.

El expediente de cierre deberá reflejar, como mínimo, decisión sobre pretensiones y costas cuando corresponda, plazo o condición de cumplimiento, estado de cumplimiento voluntario o ejecución, medidas internas derivadas, incluyendo cuando corresponda restricciones de acceso, recuperación o restitución documental, observaciones internas, escalamiento complementario o medidas de cumplimiento, y clasificacion de confidencialidad. Si el arbitraje concluyera por acuerdo, desistimiento, caducidad, falta de pago, incompetencia o cualquier otra causal de cierre sin laudo de fondo, deberá emitirse constancia procedimental suficiente del motivo, de sus efectos y de las medidas internas que correspondan.

Este procedimiento es subordinado al Estatuto, al Reglamento General, al Capitulo XII y al Anexo II. Cualquier reglamento arbitral especifico, clausula valida o acto aprobatorio de Comisión Directiva prevalecerá sobre este documento en aquello que haya sido específicamente aprobado para el caso, siempre que no contradiga la jerarquía normativa del sistema.