Procedimiento Operativo de Gestión de Leads, Casos y Expedientes

1.       Objeto, relación sistemática y convergencia registral

Este procedimiento desarrolla, por remisión del Capítulo VII, del Anexo II y del Anexo V, el circuito operativo aplicable al ingreso, clasificación, asignación, aceptación, gestión, seguimiento, cierre y archivo de leads, casos y expedientes dentro del sistema central de la CÁMARA, incluyendo, cuando corresponda, la apertura, vinculación y seguimiento registral del expediente económico complementario. Su función es operativa y no altera las reglas sustantivas del Estatuto, del Reglamento General ni de los Anexos Macro.

El sistema central de gestión será el oficialmente definido por la autoridad competente; mientras no se disponga válidamente otro, dicho sistema será Odoo. Todo lead, caso, expediente, novedad, derivación, intervención, documento o cierre con efectos institucionales deberá asentarse, directa o indirectamente, en ese sistema o en su integración registral equivalente bajo control central.

Los canales oficiales complementarios podrán incluir formularios, correo electrónico institucional, portal, mensajería institucional autorizada u otros medios aprobados, pero toda gestión deberá converger al sistema central. Ningún asunto se tendrá por operativamente regular si no cuenta con registración suficiente.

2.       Apertura, clasificacion y tratamiento inicial

Todo ingreso deberá abrirse con identificador único suficiente y registrar, como mínimo, origen, fecha, país o jurisdicción, sector o materia, tipo de consulta u oportunidad, responsable preliminar si lo hubiere, prioridad inicial y observaciones o alertas básicas.

La apertura se clasificará conforme al Anexo II como lead, caso o expediente, según su grado de madurez y exigencia documental. Cuando el asunto tenga potencial real, sensibilidad reforzada o necesidad de intervención formal, deberá convertirse oportunamente en caso o expediente conforme a los criterios vigentes. Cuando dentro de un expediente exista impacto económico relevante, deberá abrirse o vincularse además el expediente económico complementario conforme a este procedimiento.

La apertura con identificador suficiente habilita conocimiento, seguimiento y control, pero no implica aprobación de fondo, legal, comercial, económica ni de cierre. El visado procedimental mínimo, la registración asistida inicial y la suficiencia del canal de apertura se regirán por el Anexo II.

Si la unidad no operara directamente la plataforma, deberá remitir sin demora razonable al enlace, backoffice o soporte designado los datos mínimos y soportes disponibles para su carga. La sola existencia de un chat, llamada o intercambio informal no bastara por si sola como apertura, visado o registración.

Los plazos máximos, los estados mínimos y las reglas de subsanación, suspensión y archivo se regirán por el Anexo II y por los parámetros internos vigentes. Cada hito relevante deberá reflejarse en el sistema central, incluyendo apertura, respuesta inicial, derivación, pedido de ampliación, imposibilidad material de avanzar, suspensión o archivo, según corresponda. Si el asunto se archivara por inactividad de la contraparte o falta de subsanación, deberá agregarse constancia del último intento útil de seguimiento.

3.       Verificación preliminar e introducciones institucionales

La verificación preliminar razonable previa exigida por el Anexo II deberá quedar documentada con trazabilidad suficiente antes de circular externamente un asunto como gestión institucional activa, emitir validaciones sensibles o profundizar una negociación relevante. La constancia debe identificar las fuentes consultadas, las alertas o inconsistencias detectadas y la decisión adoptada sobre ampliación, CIS, validación superior o escalamiento a la función competente.

El tratamiento sustantivo de las introducciones institucionales, la continuidad de su seguimiento y la insuficiencia del NDA, NCNDA o instrumento equivalente para reconocer fee o participación económica se regirán por el Anexo II y, cuando corresponda, por el Anexo III. En este procedimiento solo se exige que la apertura o el expediente registren el origen institucional de la conexión, las partes introducidas, la fecha o canal de la presentación, el responsable interno de seguimiento y cualquier continuidad, suspensión, cierre, abandono, derivación o falta de cooperación informativa que luego se conozca.

4.       Expediente económico complementario

Cuando un lead, caso, expediente o hecho institucional encuadrado presente impacto económico comprendido por el Anexo III por poder generar liquidaciones, retribuciones operativas, contraprestaciones territoriales, honorarios extraordinarios o costos directos relevantes, deberá abrirse o vincularse un expediente económico individualizado.

Si el componente económico derivara de un expediente ya abierto, ambos registros deberán quedar trazablemente relacionados en el sistema central o en su integración registral equivalente. Si no existiera expediente previo y el hecho económico fuera autónomo, podrá abrirse directamente como expediente económico, sin necesidad de forzar artificialmente una fase previa de lead o caso.

La apertura o vinculación deberá dejar visible, como mínimo, el expediente, caso o hecho de origen cuando exista, el objeto económico, el responsable funcional, la categoría principal de salida económica eventualmente propuesta, las alertas de conflicto, territorialidad, terceros o introducción institucional que condicionen su tratamiento y el soporte mínimo disponible para su derivación al circuito económico competente.

Cuando el reconocimiento económico derive de una introducción institucional o de otro soporte institucional especifico, el registro deberá vincular además el expediente de origen y el instrumento especifico que sustente la pretensión económica. El NDA, NCNDA o instrumento equivalente no bastara por sí solo para habilitar fee, participación económica u honorario institucional.

La apertura o vinculación del expediente económico tendrá solo efecto de registración, seguimiento y control. No equivaldrá por si sola a validación material, aprobación de liquidación ni reconocimiento de derecho económico alguno.

5.       Asignación y aceptación

La asignación de casos y expedientes se regirá por el Anexo II y por la prioridad territorial del Capítulo VIII. La decisión de asignación deberá dejar trazados, como mínimo, el responsable designado, la unidad interviniente, los fundamentos sintéticamente expresados de la decisión y, cuando corresponda, la participación territorial, funcional o interfilial prevista.

Una vez definida la asignación, esta deberá quedar perfeccionada en el sistema central y, cuando corresponda, notificarse por correo institucional al responsable, a la unidad interviniente o al enlace funcional aplicable. La mensajería institucional autorizada solo podrá utilizarse como aviso complementario.

El plazo operativo de aceptación o rechazo fundado será el que resulte del Anexo II y de las reglas internas vigentes. La aceptación o el rechazo deberán quedar registrados en el sistema central. Si el responsable no operara directamente Odoo o se encontrará bajo esquema de registración asistida, deberá remitir su respuesta por canal oficial al enlace, backoffice o soporte designado para su carga inmediata.

Sin aceptación registrada, el caso permanecerá pendiente y habilitará seguimiento, recordatorio, reasignación, escalamiento o medidas de regularización conforme al circuito aplicable.

6.       Gestión, novedades e incidencias

Una vez aceptado, el responsable deberá tomar contacto con la contraparte, ejecutar la gestión encomendada y registrar toda novedad relevante en el sistema central, incluyendo, según corresponda, contactos, reuniones, avances, incidencias, derivaciones, propuestas, documentos enviados o recibidos, decisiones parciales, alertas, bloqueos y próximos pasos.

Si la novedad llegara por correo, llamada, reunión o mensajería, deberá resumirse o incorporarse con trazabilidad suficiente al caso o expediente. No se admitirán registros paralelos como soporte único. La falta de respuesta material de la contraparte, de la unidad interna derivada o de cualquier interviniente relevante también deberá registrarse cuando pueda afectar la continuidad, la suspensión, el descarte, el cierre o el archivo del asunto.

Salvo imposibilidad justificada, toda novedad relevante deberá quedar registrada dentro de los dos (2) días hábiles de producida o conocida. Si la incidencia fuera critica por riesgo reputacional, jurídico, económico, de cumplimiento o de perdida de oportunidad, deberá escalarse a Administración central o al área competente el mismo día o, de no ser razonablemente posible, a primera hora hábil siguiente.

Cuando la incidencia comprometa continuidad operativa, imagen institucional, legalidad de la actuación, situación financiera, seguridad de la información, integridad documental o uso indebido de marca o activos institucionales, deberá promoverse además la emisión del Informe de Estado de Situación conforme al Anexo II.

Si el asunto proviniera de una introducción institucional, el responsable deberá procurar actualización razonable sobre el estado de las negociaciones y dejar constancia de los avances informados, de la falta de respuesta o de la continuidad directa entre las partes cuando ello sea conocido. La ausencia de cooperación informativa también deberá asentarse como novedad operativa relevante.

7.       Remisión al circuito económico competente

Cuando exista expediente económico abierto o vinculable, el responsable del asunto o la función que corresponda deberá asegurar la remisión oportuna al circuito económico competente de la información necesaria para su integración, validación, observación, retención o eventual liquidación conforme al Capitulo VI y al Anexo III.

Operativamente, deberán incorporarse o vincularse, según corresponda, las evidencias de cobro o de consolidación del derecho económico, los costos directos relevantes, los terceros intervinientes, la base de distribución o liquidación eventualmente propuesta, los conflictos o alertas detectados y toda novedad material que pueda afectar el encuadre o el calendario aplicable.

Cuando el expediente involucre territorialidad, cooperación interfilial, cobro local autorizado o pretensión económica derivada de una introducción institucional, el registro deberá reflejar además la remisión al contrato territorial, acto aprobatorio o instrumento especifico aplicable y la vinculación con el expediente de origen cuando corresponda.

Si se formulara una propuesta de liquidación, el expediente deberá dejar trazadas las tres validaciones mínimas exigidas por el Anexo III. Ninguna persona podrá concentrarlas por si sola ni auto aprobar su propio beneficio económico. Cuando exista conflicto de interés, proveedor o empresa vinculada, contraparte territorial independiente, cobro local autorizado, sensibilidad jurídica o regulatoria, o acumulación excepcional de beneficios sobre un mismo hecho económico, deberá quedar reflejada además la intervención reforzada de la función competente.

8.       Comunicaciones, filiales, secretarias y grupos complementarios

Las comunicaciones externas relevantes deberán emitirse por correo oficial o por el canal institucional específicamente autorizado para la materia. Todo correo o documento relevante enviado o recibido deberá incorporarse al expediente o quedar razonablemente vinculado a él. WhatsApp institucional u otra mensajería autorizada solo podrán utilizarse para alertar, recordar, coordinar, confirmar preliminarmente o destrabar una interacción urgente; no sustituirá el correo oficial, el documento formal ni la registración central.

Las obligaciones generales de filiales y secretarias en materia de registración, trazabilidad y soporte asistido se regirán por el Anexo II, por el Capitulo VIII y por el Anexo IV. La filial que reciba un caso asignado deberá aceptarlo, ejecutarlo localmente y registrar o remitir para registración sus novedades, reuniones, avances, resultados, incidencias y reportes periódicos. Las secretarias sectoriales deberán registrar o hacer registrar oportunidades, actividades, eventos, proyectos, rondas, consultas o resultados bajo un caso o expediente común cuando corresponda.

Cada filial y cada secretaria que gestionen trazabilidad deberán contar, como mínimo, con un responsable principal identificable y con un enlace de carga o soporte administrativo, comercial o técnico, propio o centralmente asistido, cuando la operación directa no resulte posible. La gestión asistida no eximirá a filiales, secretarias ni responsables individuales del deber de responder en plazo, rendir cuenta de las gestiones realizadas, registrar faltas de respuesta y sostener seguimiento suficiente hasta la derivación, el cierre, la suspensión o el archivo del asunto.

Rige la prohibición del Anexo II respecto del uso de grupos masivos, comunidades abiertas o listas informales de mensajería como soporte único de distribución o seguimiento. Todo grupo institucional complementario que exista deberá ser cerrado, funcional, limitado por necesidad operativa y tener responsable identificable.

9.       Cierre, archivo y transición operativa

El responsable del caso o expediente deberá informar el resultado final y registrar, según corresponda, cierre exitoso, derivación, archivo, rechazo, suspensión, perdida de oportunidad o cualquier otro estado final aplicable.

Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, Administración central o el área competente validara el cierre. El expediente deberá quedar archivado en el sistema central o en el repositorio oficialmente vinculado, con historial suficiente de apertura, asignación, aceptación, intervenciones, decisiones y cierre.

Cuando el caso o expediente hubiera dado lugar a expediente económico, el cierre operativo general deberá dejar constancia de si aquel quedo sin impacto económico ulterior, fue remitido al circuito de liquidación, fue observado, retenido, liquidado, pagado o archivado por decisión fundada del circuito competente. El cierre del expediente principal no suplirá por sí solo las constancias propias del expediente económico ni permitirá cerrar en el sistema central una situación económica que permanezca pendiente sin identificación o vinculación suficiente. Ambos registros deberán quedar consistentes entre sí.

Este procedimiento es subordinado al Estatuto, al Reglamento General, al Capitulo VII, al Anexo II y al Anexo V, y, cuando medie expediente económico, también al Capitulo VI y al Anexo III. Ningún chat, planilla, costumbre interna, acuerdo verbal o circuito paralelo podrá reemplazar la registración central, las remisiones obligatorias aquí previstas ni el uso de canales oficiales.

La autoridad competente podrá establecer etapas de implementación, registración asistida, backoffice transitorio o plazos de adaptación para determinados roles o estructuras, siempre que ello no elimine la convergencia obligatoria al sistema central ni la responsabilidad final de informar y registrar.