CATALOGO DE ARCHIVOS DE CUMPLIMIENTO
Art铆culo 1. Objeto, alcance y criterio de implementaci贸n
El presente catalogo fija la arquitectura documental final recomendada para que la CAMARA cumpla el Reglamento General con una cantidad reducida de archivos rectores, concentrando documentaci贸n, evitando dispersi贸n y definiendo con claridad que archivo debe existir y para qu茅 sirve.
Los trece archivos identificados en este cat谩logo son archivos rectores. Cada uno podr谩 materializarse como documento controlado, registro maestro, expediente tipo, manual, protocolo o repositorio equivalente, y podr谩 generar legajos, fichas, actuaciones o anexos internos cuando la operaci贸n lo requiera. Este cat谩logo ordena la arquitectura documental, pero no sustituye la normativa superior ni los actos aprobatorios exigibles para matrices, formularios, procedimientos o instrumentos espec铆ficos.
Art铆culo 2. Archivos rectores recomendados
a) Matriz maestra del sistema normativo y control documental
Concentra la jerarqu铆a normativa interna, las remisiones entre Estatuto, Reglamento General, Anexos Macro e instrumentos subordinados, el historial de versiones, vigencias, aprobaciones, sustituciones, derogaciones, publicaciones y notas correctivas, y el estado de los instrumentos vigentes, incompatibles, absorbidos o pendientes de depuraci贸n. Cobertura principal: Cap铆tulos I y XIV, con apoyo operativo al Capitulo VII.
a) Registro maestro de autoridades, roles, designaciones y autorizaciones
Opera como base maestra de autoridades, directivos, responsables operativos, representantes, delegados y unidades relevantes, registrando designaciones, delegaciones, autorizaciones de actuaci贸n, alcances funcionales, dependencias, deberes de reporte, l铆mites de actuaci贸n, vigencias, aceptaci贸n del sistema normativo, datos de contacto, antecedentes o idoneidad cuando corresponda, y reemplazos, vacancias, ceses o recuperaci贸n de accesos y activos funcionales. Cobertura principal: Cap铆tulos I, III, IV, V y VIII.
b) Expediente tipo de 贸rganos y decisiones institucionales
Concentra la documentaci贸n previa, concomitante y posterior de asambleas, reuniones de Comisi贸n Directiva y decisiones institucionales relevantes, incluyendo convocatoria, orden del d铆a, padr贸n, acreditaciones, poderes, antecedentes, informes, dict谩menes, candidaturas cuando correspondan, constancias de deliberaci贸n, actas, resoluciones, votaciones, responsables de ejecuci贸n, delegaciones, medidas urgentes ad refer茅ndum, actos de especial trascendencia y cierre documental en repositorio oficial. Cobertura principal: Capitulo IV, con apoyo a los Cap铆tulos I y XIII.
c) Manual integrado de identidad, activos y canales institucionales
Re煤ne el Manual de Marca o de Identidad Institucional vigente, las piezas, plantillas, credenciales y formatos oficiales, el inventario de activos institucionales cr铆ticos y de canales y activos digitales institucionales, y las autorizaciones limitadas de uso, revocaciones, ceses, restituciones, transferencias y medidas de protecci贸n o recuperaci贸n. Cobertura principal: Capitulo II, con apoyo a los Cap铆tulos VII, X y XIII.
d) Registro integrado de asociados, planes, representantes y estado del vinculo
Funciona como ficha unificada por miembro o titular, documentando ingreso, onboarding, admisi贸n o activaci贸n, Libro o Registro de Asociados, categor铆a, planes, m贸dulos, representantes, estados administrativos, condiciones de permanencia, mora, recategorizaciones, suspensiones, bajas, continuidades no asociativas cuando correspondan y trazabilidad del estado del v铆nculo, beneficios habilitados y condici贸n operativa. Cobertura principal: Capitulo III, con apoyo a los Cap铆tulos VI y VII.
e) Sistema central de operaci贸n, reportes, incidentes y regularizaciones
Es el archivo rector de la operaci贸n institucional cotidiana y, cuando exista plataforma central, deber谩 implementarse dentro de ella o quedar directamente vinculado a su registro principal. Debe concentrar leads, casos, expedientes, derivaciones, consignaciones, cierres, visado central m铆nimo, reportes peri贸dicos y extraordinarios, Informes de Estado de Situaci贸n, observaciones de control central, no conformidades, planes de regularizaci贸n o mejora y su evidencia de cierre, como punto com煤n de convergencia registral para unidades centrales, sectoriales y territoriales. Cobertura principal: Capitulo VII, con apoyo a los Cap铆tulos VIII, IX, X, XI y XII.
f) Expediente marco territorial y registro de estructuras territoriales
Establece un expediente maestro por filial, delegaci贸n o representaci贸n para documentar apertura, reconocimiento, regularizaci贸n o revisi贸n, evaluaci贸n de capacidad e idoneidad local, acto de habilitaci贸n, contrato, licencia, convenio operativo o reglamento local subordinado, responsables m铆nimos, credenciales, KPI, reportes, coordinaci贸n interfilial, auditorias, supervisi贸n, transiciones, restituci贸n de accesos, transferencia de expedientes y continuidad institucional. Cobertura principal: Capitulo VIII, con apoyo a los Cap铆tulos II, V y XIII.
g) Matriz econ贸mico-financiera y expedientes econ贸micos
Combina una matriz com煤n de control con expedientes espec铆ficos por acto econ贸mico relevante. Debe consolidar presupuesto anual, centros de costo, criterios de imputaci贸n, autorizaciones para gastos, compras, contrataciones, pagos, reembolsos y excepciones, legajos de contrapartes econ贸micas relevantes, rendiciones, conciliaciones, ejecuci贸n presupuestaria e integrar el cierre anual con inventario, balance, cuenta de gastos y recursos, memoria y respaldos, y abrir expediente cuando existan aportes, donaciones, subsidios, patrocinios u otros actos con incidencia econ贸mica, con remisi贸n al Anexo III para funciones, tabla de distribuci贸n, formulas, soportes de aprobaci贸n y constancias de liquidaci贸n. Cobertura principal: Capitulo VI, con apoyo a los Cap铆tulos III y XIII.
h) Registro integrado de compliance, riesgos y debida diligencia
Concentra la capa preventiva y de control reforzado de la CAMARA mediante el Registro de Riesgos institucional, la matriz de riesgo aplicable, la segregaci贸n de funciones, los criterios de escalamiento, la debida diligencia o CIS de contrapartes, screening y alertas de integridad, conflictos de inter茅s, denuncias, investigaciones preliminares, medidas preventivas, regalos, hospitalidad, patrocinios y otros beneficios sujetos a control, y los reportes y revisiones de compliance. Cobertura principal: Capitulo IX, con apoyo a los Cap铆tulos XI y XII.
i) Manual de confidencialidad, datos, accesos y seguridad de la informaci贸n
Combina las reglas sustantivas de protecci贸n de la informaci贸n con los registros t茅cnicos y legales derivados, incluyendo clasificacion, circulaci贸n, resguardo y acceso a la informaci贸n, modelos oficiales de NDA, NCNDA u otros instrumentos equivalentes, retenci贸n, custodia, bloqueo legal y disposici贸n final, alta, modificaci贸n y baja de accesos, revocaciones y recuperaci贸n de cuentas, incidentes de seguridad, logs, auditorias t茅cnicas, exportaciones de datos, terceros con acceso, transferencias internacionales, ejercicio de derechos de titulares, privacidad por dise帽o y brechas de datos personales. Cobertura principal: Capitulo X, con apoyo a los Cap铆tulos VII, IX y XIII.
j) Expediente disciplinario y registro de medidas preventivas y sanciones
Genera un expediente por caso desde la apertura hasta el cierre, documentando denuncia, calificaci贸n de faltas, agravantes, atenuantes, notificaci贸n de cargos, descargo, prueba, investigaci贸n, medidas preventivas, resoluci贸n fundada, medidas complementarias y registro reservado de sanciones, planes correctivos y cumplimiento posterior. Cobertura principal: Capitulo XI, con apoyo a los Cap铆tulos VIII y IX.
k) Expediente de conflictos, mediaci贸n, arbitraje y tutela urgente
Establece la v铆a 煤nica y trazable para controversias institucionales, documentando apertura formal, admisibilidad, clasificacion, mesa interna de tratamiento, propuestas de soluci贸n, cierre con o sin acuerdo, minutas o convenios de mediaci贸n, clausulas y compromisos arbitrales, actuaciones arbitrales, laudos, pedidos o medidas de tutela urgente, preservaci贸n de evidencia, coordinaci贸n con otras 谩reas y seguimiento de cumplimiento. Cobertura principal: Capitulo XII, con apoyo a los Cap铆tulos XI y XIII.
l) Protocolo de actos fuera de mandato, responsabilidad e indemnidad
Ordena la respuesta institucional frente a actos no imputables v谩lidamente a la CAMARA, reclamos derivados y deberes de indemnidad, mediante checklists de presupuestos de validez institucional, matriz de actos sensibles sujetos a revisi贸n reforzada, notas de desconocimiento institucional, requerimientos de cese, restituci贸n, devoluci贸n o transferencia, registro de reclamos, contingencias y costos de defensa, clausulas o compromisos de indemnidad, expedientes de repetici贸n o recuperaci贸n de costos y comunicaciones correctivas o medidas de contenci贸n y cierre. Cobertura principal: Capitulo XIII, con apoyo a los Cap铆tulos II, X y XII.
Art铆culo 3. Integraci贸n con anexos y sistemas del sistema normativo
Los campos m铆nimos, estados operativos, formularios, flujos y soportes de los Archivos 02, 05, 06, 09, 10, 11 y 12 deber谩n vivir o referenciarse desde el Anexo II y sus instrumentos subordinados compatibles. Este cat谩logo no duplica ese desarrollo.
La evidencia econ贸mica, de liquidaci贸n o de participaci贸n vinculada al Archivo 08 deber谩 leerse junto con el Anexo III y con la tabla de distribuci贸n vigente o con el instrumento equivalente aplicable.
La evidencia de plataformas, accesos, perfiles, integraciones y herramientas t茅cnicas asociada a los Archivos 04, 06 y 10 deber谩 leerse junto con el Anexo V y con el cat谩logo de plataformas vigente.
Art铆culo 4. Regla de uso, actualizaci贸n y custodia
La CAMARA no necesita duplicar archivos si una misma pieza controlada cubre adecuadamente varias exigencias. Lo relevante es que exista versi贸n oficial, custodio definido, trazabilidad, remisi贸n clara dentro del sistema documental y capacidad real de uso operativo.