ANEXO II – INFORMES Y REPORTES
Artículo 1. Objeto y alcance.
El presente Anexo regula los formatos, circuitos y estándares operativos mínimos de la CÁMARA en materia de reportes ordinarios y extraordinarios, informes de situación, registración de actividades, leads, casos y expedientes, diligencia documental de contrapartes, expedientes comerciales sensibles, emisión documental controlada, gestión operativa de controversias y custodia procedimental.
Artículo 2. Naturaleza y límites materiales.
Este Anexo desarrolla exclusivamente detalle procedimental, documental y de soporte. No sustituye los regímenes materiales, económicos o especiales previstos en los Capítulos VII a XIII ni en los Anexos I, III, IV y V.
Artículo 3. Soporte oficial e instrumentos complementarios.
Los reportes, formularios, registros, expedientes y evidencias regulados por este Anexo deberán emitirse en formato oficial o convalidado, por canal oficial o mediante carga en la plataforma operativa central, e incorporarse al registro o expediente correspondiente. Ningún soporte informal, incompleto o remitido sólo por medios personales bastará para cumplir estas exigencias.
Las plantillas, matrices, checklists, instructivos y demás instrumentos operativos complementarios podrán concentrarse en documentación subordinada aprobada o convalidada por la autoridad competente, siempre que no alteren este Anexo ni las piezas materiales aplicables.
Sección I. Reportes ordinarios y extraordinarios
Artículo 4. Tipos de reportes, responsables y requisitos comunes.
Los reportes procedimentales regulados por este Anexo comprenden, como mínimo, el reporte semanal operativo cuando corresponda, el reporte mensual institucional, el reporte trimestral de gestión, el reporte anual consolidado, los reportes extraordinarios o temáticos y el reporte financiero mensual de filiales cuando corresponda. El Informe de Estado de Situación se rige además por el Artículo A51.
Cada reporte deberá ser emitido por el responsable primario de la unidad o expediente, con la intervención de quienes correspondan por la materia. Cuando exista más de un responsable funcional, deberá identificarse quién emite, quién valida internamente y quién recibe o deriva el reporte. En las filiales, ese rol recaerá, como regla general, en el Director Nacional o autoridad territorial equivalente, con soporte administrativo y financiero cuando corresponda.
Artículo 5. Contenido mínimo de reportes periódicos.
El reporte semanal operativo, cuando resulte exigible, deberá reflejar actividades realizadas, reuniones relevantes, gestiones u oportunidades en curso, prospectos o altas en trámite cuando corresponda, alertas o desvíos detectados y próximos hitos operativos.
El reporte mensual institucional deberá resumir actividades ejecutadas o acompañadas, avance respecto de objetivos o plan de trabajo, reuniones, eventos y acciones de difusión relevantes, situación general de la unidad reportante, incidencias o riesgos que requieran escalamiento y estado de expedientes o iniciativas relevantes.
El reporte trimestral de gestión y el reporte anual consolidado deberán permitir evaluar desempeño, resultados, riesgos, cumplimiento, continuidad operativa y necesidades de ajuste, y podrán incorporar indicadores, inventario documental, situación de accesos, hitos de control y propuestas de mejora.
Artículo 6. Módulo económico informativo y reporte financiero mensual de filiales.
Cuando una unidad haya gestionado actividades, servicios o expedientes con impacto económico, el reporte aplicable deberá incorporar un módulo informativo de ingresos, costos, cobranzas, compromisos pendientes, desvíos y estado administrativo del período.
Además del reporte institucional mensual, cada filial deberá remitir un reporte financiero mensual antes del quinto día hábil del mes siguiente, por canal oficial o mediante carga en la plataforma operativa central, con detalle suficiente de movimientos del período, actividades o servicios con impacto económico, altas comerciales registradas cuando correspondan, situación de cobranzas y compromisos pendientes.
El reporte financiero mensual conserva carácter informativo y de seguimiento. Sólo cuando incluya conceptos susceptibles de ulterior liquidación deberá incorporar, además, la propuesta correspondiente con el detalle exigible por el Anexo III y por la registración económica vinculada. En tal supuesto deberá individualizar, por cada ítem, expediente, afiliación o servicio identificado, fuente de cobro, concepto, intervinientes relevantes, fecha de cobro o de consolidación, monto bruto, deducciones, monto neto efectivamente percibido, fórmula aplicable, monto cuya liquidación se propone, soportes mínimos y estado del ítem. Si existiera cooperación interfilial o percepción local directa excepcionalmente autorizada, deberán agregarse además las filiales intervinientes, la base de remisión o subdistribución, la fecha y medio del cobro local, la fecha de rendición o transferencia y cualquier diferencia pendiente de conciliación. No bastarán referencias globales o genéricas sin apertura individual suficiente.
Artículo 7. Informe de Estado de Situación.
El Informe de Estado de Situación es el instrumento formal para elevar a administración central y a las áreas competentes un hecho relevante que pueda afectar continuidad operativa, imagen institucional, cumplimiento normativo, situación financiera o legal, seguridad de la información o integridad documental.
Deberá emitirse, como mínimo, ante conflicto legal o institucional relevante, incidente financiero significativo, riesgo reputacional o comunicacional grave, requerimiento de autoridad pública u organismo externo con impacto institucional, filtración, pérdida, manipulación o retención indebida de información o documentación, incidente tecnológico que comprometa accesos, datos, canales o continuidad, sospecha de fraude, desvío de fondos, falsificación documental o uso indebido de marca o activos institucionales, o cualquier otra situación crítica que exija respuesta inmediata.
Salvo imposibilidad debidamente justificada, la alerta inicial deberá cursarse dentro de las primeras veinticuatro (24) horas desde la toma de conocimiento, el informe preliminar dentro de las cuarenta y ocho (48) horas y el informe ampliado dentro de las setenta y dos (72) horas o dentro del plazo adicional autorizado por la autoridad competente si la complejidad del caso lo exige.
El informe deberá describir, como mínimo, el hecho, su fecha, hora, lugar o entorno afectado, la unidad, expediente o sistema involucrado, el impacto preliminar, las medidas adoptadas o propuestas de contención, los responsables identificados o intervinientes principales, la evidencia o documentación adjunta y la necesidad de escalamiento a las áreas técnicas, legales, de compliance, finanzas, comunicación institucional, Presidencia, Comisión Directiva u otras áreas competentes según la materia. Deberá quedar registrado en el expediente o circuito correspondiente, archivado en repositorio oficial y clasificado según su sensibilidad. Su emisión no sustituye auditoría, investigación, proceso disciplinario ni medidas urgentes.
Artículo 8. Incumplimiento de reporte.
La presentación extemporánea, incompleta, inconsistente, no trazable o reiteradamente defectuosa de reportes o informes regulados por este Anexo constituirá incumplimiento operativo y podrá activar observaciones, requerimientos de subsanación, planes de regularización, escalamiento, suspensión operativa o las consecuencias previstas por el Reglamento General.
Sección II. Registro operativo, leads, casos y expedientes
Artículo 9. Registración central, apertura, clasificación y visado procedimental mínimo.
Todo ingreso, actividad, evento, misión, convenio, programa, campaña, expediente comercial o relacionamiento institucional relevante deberá converger al sistema central o a su integración registral equivalente bajo control central. Si no está registrado, no contará con reconocimiento procedimental a efectos internos.
Toda apertura deberá contar con identificador único suficiente y podrá clasificarse, según su grado de madurez y exigencia documental, como lead, caso o expediente. El lead constituye el contacto, consulta, oportunidad o referencia inicial; el caso, la gestión calificada con responsable asignado y seguimiento operativo; y el expediente, la actuación formal que requiere trazabilidad documental reforzada, intervenciones, decisiones, derivaciones o efectos institucionales, comerciales, jurídicos o económicos. Cuando el expediente presente impacto económico comprendido por el Anexo III, deberá abrirse o vincularse dentro de esa misma trazabilidad el expediente económico complementario, sin que ello configure una categoría autónoma distinta.
Tratándose de expedientes, la apertura con identificador verificable en el sistema central o en su circuito oficialmente integrado constituirá el visado procedimental mínimo de administración central para conocimiento institucional, seguimiento y control, sin equivaler por sí sola a aprobación de fondo, legal, comercial, económica o de cierre. Si una filial, delegación, representación o unidad operativa no realizara carga directa en la plataforma, deberá comunicar el ingreso por canal oficial al enlace, backoffice o soporte designado para su registración inmediata o sin demora razonable. Ningún chat, llamada o intercambio informal bastará por sí solo como apertura o visado institucional.
Artículo 10. Tratamiento inicial, verificación preliminar, estados y archivo.
Todo lead, caso o expediente deberá recibir apertura, tratamiento inicial, estado visible y respuesta o decisión operativa trazable dentro de los plazos internos aprobados conforme al presente Anexo y al procedimiento específico vigente.
Antes de circular externamente el asunto como gestión institucional activa, emitir validaciones sensibles o profundizar una negociación relevante, la unidad responsable deberá dejar constancia suficiente de una verificación preliminar razonable y de la decisión adoptada sobre ampliación, observación, derivación, suspensión, descarte, archivo, CIS o escalamiento. Esa verificación podrá comprender identidad, coherencia básica, referencias, fuentes abiertas, registros públicos, señales reputacionales y demás alertas compatibles con el riesgo del caso.
Los estados mínimos, los plazos orientativos y las reglas de subsanación, suspensión y archivo, así como la forma de documentar esa verificación preliminar, podrán concentrarse en el procedimiento operativo específico de gestión de leads, casos y expedientes o en el instrumento subordinado equivalente aprobado conforme al presente Anexo.
Artículo 11. Asignación, aceptación, registración asistida y novedades.
La asignación de un caso o expediente se perfeccionará mediante registración en el sistema central e identificación del responsable designado. La decisión deberá observar, según la naturaleza del asunto, criterios de territorio o jurisdicción principal de ejecución, prioridad territorial del Capítulo VIII, competencia material o sectorial, idoneidad verificable, capacidad operativa, carga, tiempos de respuesta, sensibilidad institucional y necesidad de acompañamiento central, interfilial o matricial. No podrá desconocer la prioridad territorial cuando exista ejecución material principal localizada, salvo excepción fundada y documentada compatible con el sistema normativo.
Toda aceptación, rechazo, coasignación, reasignación, novedad relevante o cierre deberá quedar trazablemente registrada en el sistema central o en el expediente correspondiente. La falta de aceptación registrada habilitará seguimiento, recordatorio, reasignación, escalamiento y medidas de regularización. Toda filial, secretaría o unidad bajo registración asistida deberá contar con enlace funcional, backoffice o soporte de carga identificable. Esa asistencia no exime del deber de informar en plazo ni de asegurar que la carga quede completa y correcta.
Los plazos de aceptación o rechazo, el uso de mensajería institucional como aviso complementario y la remisión o vinculación al circuito económico competente cuando exista impacto económico podrán concentrarse en el procedimiento operativo específico de gestión de leads, casos y expedientes o en el instrumento subordinado equivalente aprobado conforme al presente Anexo.
Artículo 12. Filiales, secretarías, mensajería y procedimiento específico.
Las filiales deberán registrar o hacer registrar actividades, decisiones relevantes, situaciones críticas, avances comerciales, oportunidades, negocios institucionalmente encuadrados y reportes periódicos vinculados con sus actuaciones, sin perjuicio de las remisiones específicas previstas por el Capítulo VIII y por este Anexo. Las secretarías sectoriales deberán registrar o hacer registrar oportunidades, actividades, eventos, acciones, contactos relevantes y resultados vinculados con su ámbito de actuación. El deber de reportar y asegurar trazabilidad permanece en su conducción aun cuando la carga material sea asistida.
No podrán utilizarse grupos masivos, comunidades abiertas o listas informales de mensajería para distribuir leads, expedientes o documentación sensible como soporte único de seguimiento. Los grupos institucionales que existan deberán ser cerrados, funcionales, limitados por necesidad operativa y complementarios del sistema central y del correo oficial.
El detalle paso a paso sobre ingreso, clasificación, asignación, aceptación, gestión, comunicaciones de soporte, cierre, automatizaciones, alertas, backoffice, escalamiento, reglas transitorias y apertura, vinculación, remisión y cierre registral del expediente económico complementario cuando corresponda podrá concentrarse en el procedimiento operativo específico de gestión de leads, casos y expedientes o en el instrumento subordinado equivalente que la autoridad competente apruebe o convalide conforme al presente Anexo.
Sección III. Actividades, eventos, misiones y campañas
Artículo 13. Paquete previo, sensibilidad y autorizaciones.
Quedan comprendidos en este apartado el networking sectorial, las rondas de negocios, los eventos presenciales o virtuales, webinars, reuniones, capacitaciones, cursos, misiones técnicas o comerciales, campañas, mesas de trabajo y toda otra actividad institucional, sectorial, formativa o promocional organizada, coorganizada o respaldada por la CÁMARA.
Antes de la ejecución deberá existir, como mínimo, identificación del nombre o denominación de la actividad, objetivo institucional u operativo, responsable interno y unidad impulsora, fecha, lugar, modalidad o plataforma, participantes, invitados o contrapartes relevantes cuando corresponda, piezas o materiales a utilizar, costos o presupuesto estimado si aplican e indicación de autorizaciones especiales necesarias, incluyendo prensa, autoridades, uso reforzado de marca, alianzas o patrocinios.
Cuando la actividad involucre autoridades públicas, organismos multilaterales, prensa, validaciones institucionales, sectores críticos, contrapartes sensibles o exposición reputacional reforzada, deberá activarse revisión previa reforzada y quedar constancia del circuito de autorización aplicable.
Artículo 14. Reporte posterior, materiales y vocería.
Dentro del plazo operativo que establezca la CÁMARA y, como regla general, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores, deberá presentarse un reporte posterior que incluya objetivo cumplido o no, asistentes relevantes, contactos u oportunidades generadas, costos reales, incidencias, evidencia disponible, lecciones aprendidas y próximos pasos.
Toda pieza institucional sensible utilizada en actividades alcanzadas deberá provenir de modelo o formato autorizado y quedar archivada junto con el expediente o reporte posterior correspondiente. La vocería institucional y la comunicación oficial de alto impacto se regirán por el Capítulo VII y por las aprobaciones sustantivas que correspondan.
Sección IV. Debida diligencia documental y estándar CIS
Artículo 15. CIS, activación, contenido mínimo y niveles de diligencia.
Conforme al Capítulo IX, el Client Information Summary (CIS) constituye el documento base de identificación y validación de contrapartes, complementado con controles KYB/KYC, screening y verificaciones proporcionales al riesgo.
La diligencia documental y de integridad será obligatoria, como mínimo, para altas que requieran validación reforzada, estado de empresa validada, convenios, alianzas, donaciones o patrocinios relevantes, proveedores o terceros críticos, expedientes comerciales sensibles por sector, monto, país o estructura, emisión de validaciones, reconocimientos o documentos reforzados y cualquier otro supuesto que la matriz de riesgo vigente considere necesario.
El CIS deberá recabar, como mínimo, nombre o razón social, domicilio registral, número y fecha de registro, sitio web, correo y teléfono, actividad principal, datos del representante legal o firmante relevante, documento identificatorio del representante, datos de contacto, fecha de emisión y soporte documental societario, comercial o registral básico.
Los niveles mínimos de diligencia serán: básica, limitada a la identificación y registro de la contraparte mediante CIS o soporte equivalente con respaldo societario, comercial o registral básico suficiente; estándar, que agrega verificación documental razonable, comprobación de representación suficiente cuando corresponda, contraste con fuentes abiertas o registros públicos y screening proporcional al riesgo; y reforzada, que agrega, según el caso, identificación de beneficiario final, estructura de control, jurisdicciones involucradas, revisión reputacional ampliada, información bancaria u origen de fondos, validaciones adicionales de integridad o PLA/FT y aprobación superior o escalamiento previo al avance institucional significativo.
Artículo 16. Evidencia, resultado, actualización y señales de alerta.
La evidencia complementaria podrá incluir, según el riesgo del caso, documentación fiscal, poderes, referencias comerciales, información bancaria, beneficiario final, estructura de control, screening, verificación reputacional y validación de presencia real.
El nivel asignado, sus fundamentos y el resultado de la diligencia deberán quedar asentados en el registro o expediente correspondiente. No podrá darse por cumplida una diligencia básica sin CIS completo o soporte equivalente y respaldo básico suficiente; una diligencia estándar sin constancia de la verificación documental y del screening o contraste aplicado; ni una diligencia reforzada sin evidencia de los controles adicionales activados, de las validaciones ampliadas practicadas y de la aprobación o revisión superior cuando resulte exigible.
El resultado de la diligencia deberá registrarse como aprobado, aprobado con observaciones, sujeto a ampliación documental, rechazado o suspendido por señales de alerta. Toda evidencia de diligencia deberá conservarse conforme al presente Anexo y al Capítulo X, y actualizarse cuando cambien autoridades, estructura societaria, jurisdicción, actividad o perfil de riesgo.
La negativa a aportar documentación, las inconsistencias relevantes, la urgencia artificial, los pedidos de pago fuera de canal, la opacidad societaria o cualquier otra señal de alerta relevante habilitarán diligencia reforzada y el tratamiento previsto por el Capítulo IX y por la competencia aplicable.
Sección V. Expedientes comerciales sensibles y procedimientos sectoriales
Artículo 17. Expediente comercial sensible, contenido mínimo y neutralidad institucional.
Toda oportunidad, negociación u operación comercial sensible que pretenda contar con intervención o respaldo institucional deberá abrirse como expediente con número de referencia, responsable interno, identificación de producto o servicio, contrapartes, jurisdicciones involucradas, estado de la gestión y constancia de la autorización institucional aplicable.
El expediente comercial sensible deberá contener, como mínimo, antecedentes y objetivo del caso, identificación de comprador, vendedor, intermediarios o terceros relevantes, documentación de diligencia aplicable, cronología de hitos y etapas documentales, observaciones legales, de compliance o de riesgo, evidencia de autorizaciones internas cuando corresponda y registro de avances, suspensión preventiva, cierre o abandono del caso. Cuando exista cooperación interfilial, deberá identificarse a las filiales intervinientes, a la filial territorialmente competente y al alcance material asignado a cada una; cuando esa cooperación pueda producir efectos económicos, deberá dejarse constancia de la base preliminar de reparto propuesta o de la remisión expresa al expediente económico complementario correspondiente; y cuando la oportunidad derive de conexión, presentación o introducción realizada por la CÁMARA, deberá dejarse constancia del origen institucional de la conexión, de las partes introducidas, de la fecha o canal de la presentación y de la remisión al acuerdo específico de honorarios o fee y al expediente económico complementario correspondiente, cuando proceda.
La intervención institucional de la CÁMARA en expedientes comerciales sensibles se limita, por regla general, a acompañamiento, orden metodológico, validación estructurada, articulación y trazabilidad. La CÁMARA no actuará como trader, corredor, comprador, vendedor, banco, asegurador o garante salvo autorización expresa y compatible con el sistema normativo.
Artículo 18. Introducciones institucionales, secuencia documental y reconocimiento económico.
Cuando una oportunidad comercial se origine por conexión, presentación o introducción realizada por la CÁMARA y pretenda continuar con uso de su marca, canales, red, contactos, soporte o expediente institucional, deberá reconocerse expresamente el origen institucional de la conexión y mantenerse la trazabilidad de su evolución dentro del expediente correspondiente.
Las partes introducidas, sus representantes o el responsable interno del expediente deberán dejar constancia suficiente de la continuidad, suspensión, cierre, abandono o derivación de las negociaciones relevantes que resulten de esa introducción, aun cuando luego exista trato directo entre ellas. La continuación directa no eliminará por sí sola el deber de informar a la CÁMARA ni la trazabilidad institucional exigible mientras subsista el encuadre institucional de la oportunidad.
El NDA, NCNDA o instrumento equivalente podrá proteger confidencialidad, no uso indebido de información, no elusión y reconocimiento básico de la cadena de introducción, pero no bastará por sí solo para atribuir a la CÁMARA derecho de fee, participación económica, seguimiento remunerado o rendición económica del negocio. Tales efectos deberán surgir, cuando correspondan, de un acuerdo específico de honorarios, fee institucional o instrumento equivalente válidamente asociado al expediente y al circuito económico aplicable. Cuando exista introducción institucional y se pretenda reconocimiento económico, la secuencia documental deberá distinguir, como capas separadas, el instrumento de confidencialidad o no elusión, el expediente institucional de seguimiento y el acuerdo específico de honorarios o fee aplicable.
Artículo 19. Procedimientos sectoriales, señales de alerta y suspensión preventiva.
Cuando un expediente comercial exija secuencias documentales especializadas, podrán utilizarse flujos operativos aprobados o convalidados por la autoridad competente, incluyendo instrumentos preliminares, acuerdos de confidencialidad o no elusión, validaciones de capacidad, contratos, instrumentos bancarios y documentos logísticos, de inspección o de cierre. Los procedimientos sectoriales específicos deberán operar como instrumentos subordinados a este Anexo, al Reglamento General y al Capítulo IX, sin competir con ellos ni convertir este Anexo en un manual sectorial exhaustivo.
Deberá activarse suspensión preventiva, revisión reforzada o escalamiento inmediato cuando existan pagos fuera de canal, urgencia artificial, opacidad societaria, documentación inconsistente, intermediación no revelada, instrumentos bancarios ambiguos, presión para omitir etapas documentales o cualquier otra señal de alerta relevante.
Sección VI. Emisión documental controlada
Artículo 20. Alcance y catálogo oficial.
Quedan sujetos a control reforzado de emisión, registro y archivo, entre otros, reportes e informes de situación, formularios CIS y documentación de diligencia, acuerdos de confidencialidad, NDA, NCNDA, MOU o instrumentos equivalentes, credenciales, constancias, certificados, nombramientos y validaciones institucionales, cartas institucionales sensibles, avales, comunicaciones reforzadas o documentos con efectos frente a terceros y actas, minutas, paquetes previos y reportes de cierre de actividades relevantes.
La administración central deberá mantener dentro del catálogo documental institucional los modelos vigentes, sus versiones y condiciones de uso para presentaciones institucionales generales, cartas de intención o articulación, constancias, certificados, nombramientos y comunicaciones a gobiernos, embajadas, cámaras, universidades, empresas y otros terceros relevantes. Los modelos, versiones y piezas institucionales sensibles se regirán por ese catálogo y por la documentación subordinada vigente.
Artículo 21. Protocolo mínimo de emisión, registro y archivo.
Todo documento sujeto a control reforzado deberá provenir de modelo oficial o formato convalidado, ser emitido por canal oficial o quedar incorporado al registro correspondiente, e identificar, como mínimo, fecha, emisor, destinatario cuando corresponda, objeto o motivo, alcance institucional, referencia de expediente o soporte suficiente cuando resulte aplicable y vigencia o condición de uso. Tratándose de cartas o piezas institucionales sensibles, deberá quedar además identificada la autoridad o función emisora o validadora y cualquier limitación material relevante de su alcance.
La emisión, rectificación, revocación, bloqueo, trazabilidad y archivo de estos documentos deberá ajustarse además a los Capítulos VII, IX y X según la materia, sin desplazar las competencias de fondo ni las reglas sustantivas allí contenidas.
Sección VII. Gestión operativa de controversias
Artículo 22. Expediente de controversia, apertura y revisión preliminar.
Toda controversia institucional, reclamo relevante, requerimiento de mediación, solicitud de arbitraje o conflicto que pueda escalar a instancia externa deberá abrirse como expediente específico con identificación de partes, objeto, hechos relevantes, documentos de respaldo, medida solicitada y autoridad interna a cargo del seguimiento.
La apertura deberá preservar la evidencia disponible, clasificar la sensibilidad del asunto y registrar, cuando corresponda, la notificación o el reclamo, la vinculación con expedientes previos, la necesidad de solución interna, derivación o tutela urgente y las medidas documentales inmediatas adoptadas. La revisión preliminar tendrá alcance estrictamente procedimental y no prejuzgará competencia definitiva, arbitrabilidad de fondo ni mérito de la controversia.
Artículo 23. Notificación, evidencia, costos, medidas urgentes y cierre.
El expediente de controversia deberá asegurar, como mínimo, registración de notificaciones, presentaciones, designaciones, audiencias, medidas, decisiones, costos y estado de cierre, siempre por canal oficial e incorporadas al expediente central o al repositorio oficialmente vinculado.
Si la mediación o el arbitraje fueran administrados externamente, la CÁMARA conservará sólo funciones de trazabilidad, preservación de evidencia, notificación, registro de costos y archivo, sin interferir en la conducción del procedimiento ni en la decisión de fondo.
Si el conflicto exigiere tutela urgente o medidas complementarias, el expediente deberá reflejar su justificación, la medida adoptada o solicitada, la preservación de evidencia asociada y la remisión expresa a los Capítulos X, XII o XIII cuando corresponda por la materia comprometida.
Sección VIII. Custodia, instrumentos complementarios y disposiciones finales
Artículo 24. Conservación, acceso e instrumentos complementarios.
Los reportes, formularios, expedientes, evidencias y documentos regulados por este Anexo deberán conservarse en repositorio oficial. La clasificación de confidencialidad, las reglas de acceso, la retención, el bloqueo legal, la disposición final y el tratamiento de incidentes se regirán por el Capítulo X y por las políticas internas vigentes.
Las plantillas, matrices, checklists, instructivos, formularios de reporte, registros de actividad y demás instrumentos operativos complementarios deberán mantenerse como documentación subordinada a este Anexo y a la autoridad competente que corresponda por materia.
Los materiales narrativos o de presentación frente a terceros no integran por sí mismos este Anexo y deberán ordenarse en el catálogo documental institucional o en el instrumento subordinado equivalente.
Artículo 25. Plataformas, interpretación y actualización.
Las reglas sustantivas sobre plataformas o ecosistema digital de la CÁMARA se rigen por el Anexo V y por las piezas específicas aplicables según la materia.
El presente Anexo deberá interpretarse en forma armónica con el Estatuto, el Reglamento General, los Capítulos VII a XIII y los restantes Anexos Macro. Su actualización, sustitución o complementación sólo podrá realizarse por la autoridad competente conforme al sistema normativo vigente.